BuT-Mittagessen digital abwickeln, vom Antrag bis zum ersten Essen.
Für eine höhere BuT-Quote, Versorgung während der Prüfung und saubere Nachweise: Der FörderAgent begleitet Familien durch den Antrag, das Kind isst während der Prüfung weiter, und jede Mahlzeit, jeder Antrag und jeder Zahlungseingang ist dokumentiert.
Vier Punkte, die für die Verwaltung zählen.
Antragsbegleitung durch den FörderAgent
Die App markiert fehlende oder abgelaufene Nachweise; rote Fälle werden vor dem Versand gestoppt. Vor Ablauf einer Bewilligung erinnert sie an den Folgeantrag. Ziel ist, dass weniger Förderung ungenutzt bleibt.
Versorgung während der Bearbeitungszeit
Solange der BuT-Antrag geprüft wird, buchen wir das Essen in der Regel nicht ab: Das Kind isst weiter. Wird der Antrag abgelehnt, zahlen die Eltern das Essen nach, Raten sind möglich. Kann eine Familie dann nicht zahlen, gibt Kidood den Fall mit ihrer Einwilligung an die gemeinnützige Menschen in Not gGmbH weiter; die gGmbH entscheidet, ob sie die Essenskosten übernimmt. Die Servicegebühr erlässt Kidood in diesem Fall.
Nachvollziehbare Mittelverwendung
Das Essensgeld der Eltern geht per SEPA-Lastschrift direkt an den Caterer. BuT-Anteile zahlt das Amt an Kidood, Kidood leitet sie nach Eingang an den Caterer weiter. Jede Mahlzeit, jeder Antrag und jeder Zahlungseingang ist dokumentiert. Auszahlungen von BuT-Anteilen lösen nur eigens dafür berechtigte Personen aus, jeder Vorgang steht im Audit-Log.
Übertragbar auf weitere Kommunen
Zuständige Stellen, Übermittlungsweg und Abrechnungsart (Spitzabrechnung oder Pauschale) werden je Kommune nach ihren eigenen Regeln hinterlegt. So lässt sich das Modell aus der StädteRegion Aachen auf weitere Kommunen und Träger übertragen.
Was Sie monatlich von uns bekommen.
Ein strukturierter Bericht, den Sie weiterverarbeiten können. Das Muster oben zeigt den Aufbau mit Beispielwerten.
- Mahlzeiten je Einrichtung und gesamt
- BuT-Antragsstatus: gestellt, bewilligt, abgelehnt, ausstehend
- Mittelfluss: Eigenanteile und BuT-Mittel
- BuT-Forderungen je Kostenträger: erwartet, eingegangen, offen, als CSV
Ein eigenes Portal für die BuT-Sachbearbeitung bei Kidood.
Die BuT-Sachbearbeitung übernimmt Kidood mit eigenem Personal, getrennt je Kommune. Im Portal laufen die Förderfälle, der automatische Zahlungsabgleich und der Monatsreport, den Sie je Kostenträger als CSV bekommen.
Förderfälle als Board, Ordner oder Tabelle
Jeder Fall mit Stufe, Unterlagen und Fristen. Der FörderAgent bereitet vor, die Sachbearbeitung prüft, über die Bewilligung entscheidet die zuständige Stelle.
Bankimport mit automatischem Abgleich
Kontoauszüge als MT940 oder CAMT.053 einlesen. Zahlungen des Amts werden über Aktenzeichen, Name, Zeitraum und Betrag zugeordnet.
Monatsreport je Kostenträger
Als CSV, für Spitzabrechnung oder Pauschale.
Antragspaket, Bescheinigung, Stammdatenblatt
Das Antragspaket kommt als PDF mit Freigabe der Eltern, die Einrichtung bescheinigt das Mittagessen, das Stammdatenblatt gilt ein Schuljahr.
Aus Einzelbeobachtungen werden Managementdaten.
Teilnahme, Akzeptanz, Catererqualität und Abfall lassen sich messen und damit steuern. Was heute in Einzelmails versandet, wird zur Entscheidungsgrundlage.
Teilnahmequote
In der Träger-Dachsicht: Teilnahmequote über alle Einrichtungen, dazu je Einrichtung Kinder und Bestellungen des Tages. Sinkende Zahlen fallen früh auf, statt erst am Jahresende.
Catererperformance
Bewertungen von Eltern und Einrichtung je Gericht. Caterer und Einrichtung sehen Top-Gerichte und Verbesserungspotenzial. Qualifizierte Rückmeldung statt vereinzelter Beschwerden.
Speiserückläufe & Tellerreste
Abfall- und Portionsdaten als Kennzahl, als Grundlage für bessere Kalkulation und weniger Lebensmittelverschwendung.
Beschwerden & Lieferabweichungen gebündelt
Lieferabweichungen erfasst die Einrichtung bei der Übergabe, der Caterer wird sofort informiert. Die Verrechnung als Gutschrift folgt.
Kita & Schule mit Essen sind Lebensmittelunternehmen.
Hygiene-, Allergen- und Qualitätspflichten sind keine Küchendetails, sondern Trägerverantwortung. Kidood unterstützt die Nachweise. Wie weit das heute reicht, zeigt der Status an jeder Kachel.
Allergen- & Diät-Dokumentation, nachvollziehbar
Allergene, Sonderkost und Gesundheitshinweise je Kind, mit eigener Einwilligung, bei der Ausgabe sichtbar, im Audit-Log nachvollziehbar. Passt ein Menü wegen einer Allergie nicht, bestellt die App automatisch Allergikerkost (Menü C), wenn der Caterer an dem Tag ein passendes anbietet.
Qualitäts- & Zufriedenheits-Nachweise
Die Träger-Dachsicht zeigt die Zufriedenheit der letzten 30 Tage über alle Einrichtungen. Dazu kommen Kennzahlen, eine Ansicht je Einrichtung, zentrale Vorgaben, Rollen und CSV-Export. Den Zugang richten wir bei der Einführung ein.
Hygiene & HACCP auf dem Lieferschein
Der Lieferschein hat Felder für die Uhrzeit von Produktionsende, Abfahrt, Übergabe und letzter Ausgabe, für die Temperatur bei Abfahrt und Übergabe, dazu Unterschriften von Fahrer, Annahme und Kontrolle. Ausgefüllt wird er heute auf Papier.
DGE-Standard & Kennzeichnung
Speiseplan-Vorschläge nach dem DGE-Qualitätsstandard, Kennzeichnung der 14 EU-Allergene und 13 Zusatzstoffklassen, Wochenfreigabe durch die Einrichtung.
Familien erreichen, in ihrer Sprache.
Förderpotenzial bleibt liegen, wenn Informationen die Familien nicht erreichen. Den Eltern-Bereich der App gibt es in 13 Sprachen. Eltern wählen ihre Sprache selbst.
In Entwicklung.
Diese Funktion gibt es in der App noch nicht. Wir nennen sie, damit Sie den Stand kennen.
- Bausteine für Leistungsbeschreibungen
DGE-Kriterien, Bio-Anteile und Allergenpflichten für Ausschreibungen.In Entwicklung
Bewusst leicht gemacht.
Ein Gespräch über die BuT-Bearbeitung, ein klarer Startumfang und ein fester Berichtsrhythmus. Welche Nachweise die Verwaltung braucht, stimmen wir mit Ihnen ab.
Erstes Sondierungsgespräch
Wir lernen Ihre Verwaltungsstruktur und Schnittstellen kennen. Etwa 45 Minuten, online.
Startumfang festlegen
Gemeinsam legen wir fest, mit welchen Einrichtungen Sie starten, in welchem Rhythmus berichtet wird und wie der Datenschutz geregelt ist. Die Datenschutzunterlagen stellen wir auf Anfrage bereit.
BuT-Übermittlung abstimmen
Eingangskanal, Übermittlungsformat und Adresse für Rückfragen. Pragmatisch: per Post, E-Mail, Fax oder Online-Portal.
Loslegen
Rund fünf Wochen nach dem Erstgespräch gibt es das erste bestellte Mittagessen über Kidood, nach sechs bis acht Wochen sind alle Einrichtungen live.
Weniger Lücken am Mittagstisch.
Vergisst eine Familie die Bestellung, isst das Kind an dem Tag nicht mit. Die Auto-Buchung schließt diese Lücke.
- Eine vergessene Bestellung ist kein Grund mehr für eine ausgelassene Mahlzeit
- Die Teilnahmequote ist in der Träger-Dachsicht sichtbar
- Eltern behalten die volle Kontrolle: jederzeit abschaltbar
- Kinder mit BuT-Bescheid profitieren besonders, weil ihr Essen nicht an einer vergessenen Bestellung scheitert
Gehostet in Deutschland. Verarbeitet in der EU.
Datenschutz und digitale Souveränität sind in der Verwaltung kein Bonus, sondern vergaberelevant. Kinder-, Gesundheits- und Zahlungsdaten verarbeiten wir in der EU, die App läuft in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg.
Server stehen in Deutschland.
Plattform und Datenbank laufen im Rechenzentrum in Nürnberg. Backups und IBAN speichern wir verschlüsselt.
Zahlung läuft EU-lizenziert.
Zahlungspartner ist Mollie aus den Niederlanden, ein lizenzierter Zahlungsdienst unter EU-Aufsicht. Das Essensgeld der Eltern geht per SEPA-Lastschrift direkt auf das Mollie-Konto des Caterers.
Verarbeitung in der EU.
Die KI-Auslese von Bescheiden läuft bei einem EU-Anbieter. Push-Benachrichtigungen laufen über die Dienste von Apple und Google. Tracking und Analyse-Cookies setzen wir nicht ein.
Keine Plattformgebühr für die Kommune.
Für Kommune, Träger und Kita fällt keine Plattformgebühr an, auch keine Mengenstaffel und kein Mindestumsatz. Mit BuT-Bescheid zahlt das Amt das Essen; die Servicegebühr rechnet Kidood in der Regel direkt mit dem Amt ab.
Axel Fielen
Geschäftsführer Henry Solutions GmbH · für Kommunen
Telefon 02405 6039-100support@kidood.de
Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags.
Sprechen wir über Kidood in Ihrer Kommune.
Im Sondierungsgespräch klären wir Startumfang, BuT-Übermittlung und Berichtsrhythmus. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags.